[管理]你老板「会议成瘾」了吗？专家建议4个更好的会议流程

樊为平

你老板「会议成瘾」了吗？专家建议4个更好的会议流程





开会还是不开会？这问题纠缠每个发自内心讨厌开会的人，我们眼看开会成效不彰，也许─只是也许─根本没必要开什么会。综观许多文化，许多世纪，人们会团聚围坐在火边，现在没理由认为我们已然进化到超越这个需求，但会议确实泛滥成灾，远远超乎合适的程度。

平均来说，上班族每个月要开六十二场会，而且认为半数以上是浪费时间。在美国，不必要的会议导致三百七十亿美元的薪资损失。企业不只会议太多，根本会议成瘾，行事历上不见天日，放眼尽是一场接一场会议。仿佛无论是需要资讯、决策或意见回馈，反正开会就对了。

大家讨厌开会，却戒不掉，因为没有别种方法能做事。软体服务供应商Salesforce主管阿夫沙（Vala Afshar）的推特发文巧妙点出开会文化的讽刺之处：「你可能必须请上级同意一笔五百美元的开支……找来二十个人，开了一小时的会，却没人注意这件事。」

另一方面，新科技兴起，熟悉的人能善用科技从不同时空沟通协调。有些团队采用 Slack 等通讯应用程式，减少二四％的开会时间。有些公司更猛，实在受不了开会，索性完全禁掉，认为浪费时间且毫无必要。


会议的实行


1.协调人和记录员。


增加开会效率的绝佳方法是：每次开会都确实有人负责会议的架构、流程和成果。我们发现协调人和记录员格外有帮助。协调人负责确保会议的进行，落实众人同意的会议形式和会议规则，在对话离题时打断，留意是否有谁需发言或让步，甚至在主管违反规则时出声提醒。

记录员负责从头到尾记下整场会议的动议和讨论结果，可以用数位看板、实时文件或工作管理员程式等。首先，你要替每场定期会议选出协调人和记录员，让他们有挥洒的空间。隔九十天之类，选出下一任协调人和记录员。一次次进行，直到每个人轮过一遍。


2.会议暂停。


有时厘清混乱的唯一之道是暂停。与其想照现有节奏把所有未完成的会议塞进时间表，不如看看能否取消下两周的所有会议。这乍看不可能，甚至不负责任，但确实做得到。

我们公司指导的某个领导团队每周平均开会四十五小时，行事历长得像是快输掉的俄罗斯方块，于是我们设法暂停所有定期会议，希望他们回答几个问题：我们错失了什么？我们需要什么是从非正式互动里得不到的？根据他们的回答，我们逐一修改会议的节奏，确保每场会议有清楚的目标与相称的架构。

我们根据意见回馈，反复微调会议形式，让会议能行得通，删掉不需要的检讨部分，废除跨功能的一对一来回协商管道，至于没人记得最初召开原因的长年定期会议也省下了。每周平均的开会时间原本是四十五小时，现在降为十八小时。如果你被会议压得喘不过气来，不妨先把会议停掉，检视现有会议和所需会议的差别。


3.回顾会议。


若论哪种会议最宝贵却少见，大概是回顾会议。回顾是让团队得以暂停、留意和学习。回顾会议可以是在工作有大幅进展之后，或最好是定期举行，团队花一或两小时齐聚一堂，分享各自对这段期间的心得与感想。

目标很简单：下次要做得更好。回顾会议有各种形式，简单也好（按专案的时间列出高点和低点），复杂也行（喜欢之处、学习之处、缺乏之处和期盼之处）。哪种回顾会议最好？答案是，有落实最好。通常，多数团队留不出什么时间给回顾会议，急著想做下一件事，所以你需要确保团队定期好好回顾与学习。

此外，重点是大家要能畅所欲言，否则如果有话却不敢讲，回顾会议的价值就大打折扣。


4.开会措施。


虽然大多数公司少开点会比较好，但许多公司也从扩充会议架构的类型得益。多数会议乱七八糟，东跳西跳，一下子是有人讲得落落长，一下子要做决定，一下子提出点子，一下子开起玩笑，简直听任兴之所至。

不过你可以花些时间加进经过验证的开会措施，结合会议架构，以利流程顺畅、决策制定、意见提出，还有脑力激荡等等。下面是几个让我们公司获益匪浅的开会措施：

由大家发言开场。以一个提问展开会议，让大家彼此热络，人人开口发言。常见的问题如：大家在想什么？大家有什么期待？大家承担过最大的风险是什么？

轮流发言和参与。当要务是速度和参与，我们让每个人轮流有一次机会提问、回馈意见、同意别人或说明新状况，依会议类别而定。其他人洗耳恭听，静候轮到自己。

当场设定议程。我们不会先预测明天或下周最重要的事情，而是等会议实际召开后，再选出重要的主题。如果哪个主题没谈到，不必保留，要是下次开会时有人仍觉得重要就再提出来。


会议的提问


下列问题可以拿来问整个组织，也可以拿来问个别团队，激起大家讨论当前现状与可行进展。

? 为了促进最佳工作表现，我们需要开什么会？

? 每场会议是否有清楚的目标与架构？

? 会议如何协调与记录？

? 大家如何分享会议的成果？

? 哪些会议定期举办，原因为何？

? 会议节奏如何有助（或有损）工作？

? 我们的会议是否需要特殊工具或材料？

? 针对不再合适的会议，我们如何改进或废除？


＊正向待人如何落实在这个主题上？

体认到人类渴望交流与连结，每隔段时间齐聚一堂很重要，但不是把每场会议当成同乐会，而是依会议目标决定架构，有些需顺应人性，有些需予以超越。


＊错综意识如何落实在这个主题上？

明白如果想在错综系统中达成协调和想法共享，我们需要高频宽的场合，包括会议。要记得，会议也涉及不确定。过度准备与过度主导有其后果，唯恐导致看不清现在什么才是对团队重要的事情。

摘录自《组织再进化》